رصد المشروع وإعداد تقارير بشأنه وتقييمه

كيف ستعرف ما إذا كنت قد حققت أهداف مشروعك؟ بعد تقسيم أهدافك إلى أنشطة رئيسة، عليك أن تحدد كيفية تتبع نتائج هذه الأنشطة بالإضافة إلى التأثير الرئيس لمشروعك. ويطلق على عملية التتبع هذه مصطلح "الرصد" وينبغي القيام بها من بداية المشروع. وعملية الرصد هذه في غاية الأهمية لأنها تمثل الآلية التي توفر البرهان اللازم للتدليل على أن المشروع حقق فعلاً النتائج المنشودة. لذلك، ينبغي تحديد الالية اللازمة لقياس النتائج؛ وتُسمى هذه غالباً بـ "المؤشرات". وهذه المؤشرات يتعين تحديدها بالنسبة لجميع الأنشطة (التي حددتها في مرحلة تنفيذ المشروع وتنسيقه) لكي تساعدك على قياس مدى تقدم المشروع على طريف تحقيق الأهداف المرسومة. ضع في اعتبارك أن خطة الرصد ينبغي وضعها قبل البدء بتنفيذ مشروعك. ولا ينبغي أن يغيب عن بالك أنه بعد وضع خطة الرصد وبدء عملية تنفيذ المشروع، يجب القيام برصد المشروع بانتظام (يُقترح أن يجري ذلك في فترة تتراوح بين ثلاثة وأربعة أشهر).

قبل أن تبدأ بتنفيذ مشروعك ينبغي أن تضع في اعتبارك المعلومات التي يقتضي تقديمها للجهة أو الجهات المانحة بعد انتهاء المشروع. بعد ذلك فكر بالطريقة التي ستجمع بها هذه المعلومات طوال عملية تنفيذ المشروع. ويمكن أيضاً إضافة عملية جمع المعلومات إلى خطة الرصد. وينبغي أن تأخذ في حسبانك أن بعض الجهات قد تكون لديها نماذج و/أو استمارات إلزامية للتقارير يُطلب منك تقديمها بعد انتهاء المشروع. ويمكن ان تتضمن التقارير المرفوعة للجهات المانحة في آن واحد خلاصة مالية وما حققه المشروع من نتائج.

بمجرد انتهاء المشروع، يتعين عليك (وعلى فريقك) تدوين نتائج المشروع. وحاول الإجابة بصورة شافية وبأقصى قدر ممكن من التفاصيل على السؤال التالي: ما الذي حققه المشروع وكيف؟ لقد سبق وأن ذكرنا أن الجهات المانحة قد تُلزم صاحب المشروع بكتابة تقارير إليها، ولكن في حالة عدم طلب الجهات المانحة هذا الأمر، يتعين عليك في كل الأحوال المضي قدماً بكتابة التقرير. فالتقارير تمثل أداة للاتصال والتواصل ووسيلة مفيدة لتشاطر المعلومات والخبرات مع المجتمع المحلي والسلطات المحلية والوطنية. كما أنها تمثل مدخلات قيمة للمشاريع القادمة.

أما عمليات التقييم فتجرى عادة في نهاية المشروع. والغرض من التقييم هو معرفة ما إذا كان هناك تأثير مهم للمشروع أو تغيير أحدثه. وهو أمر لا يقاس عادة إلا على المدى الطويل. لذلك يوصى باعتماد عمليات التقييم بالنسبة للمشاريع التي يستغرق انجازها أكثر من سنتين على اقل تقدير. فإذا كان مشروعك يندرج ضمن المشاريع الطويلة، فعليك أن تفكر بإجراء عملية تقييم له. ولهذا الأمر أيضاً تبعات مالية، نظراً لأنه يجب الاستعانة بخدمات خبير خارجي لتولي عملية التقييم، وعليك ان تدرج ذلك في ميزانيتك.

ما الذي يمكن ان يتعلمه الآخرون من تجربتك؟ وكيف يمكن للآخرين تجنب المصاعب او التحديات التي واجهتك؟ من المهم بعد انجاز المشروع توثيق المصاعب التي واجهتك طوال عملية تنفيذ المشروع وما الذي عملته لمعالجتها. حاول أن تفيد الاخرين باطلاعهم على سير تجربتك وما الذي تحقق فيها بنجاح وما الذي لم يتحقق، وما الذي توصي به أفرقة المشاريع الأخرى. ويمكنك أن تدرج هذه الدروس المستفادة والتوصيات في التقرير النهائي للمشروع. ويمكن لهذه المعلومات أن تساعد المنظمات الشبابية التي تحاول القيام بمبادرات مماثلة كما يمكن أن تستفاد منها المشروعات القادمة في منظمتك.

وصلات للأدوات والمبادئ التوجيهية

• Evaluation Toolbox
  إعداد خطة رصد بسبع خطوات سهلة
• Google
  كيف تستخدم جوجل أناليتكس (Google Analytics) في عملية الرصد
• UN Women
  رصد المشاريع وفقاً لكتاب صادر عن هيئة الأمم المتحدة للمرأة- الصفحات 126-146
• Wikipedia
  ما هو الرصد والتقييم
• World Health Organization
  كيفية إعداد خطة للرصد والتقييم- الصفحات 100-104