تنفيذ المشروع وتنسيقه

لنعد إلى المشروع الأولي الذي وضعته والذي ينطوي على أهداف ونتائج تريد تحقيقها. في هذه المرحلة علينا أن نحوِّل كل هدف من أهداف المشروع إلى أنشطة وفعاليات قابلة للأداء والإدارة وصولاً إلى النتيجة المنشودة. لذلك ينبغي أن تفكر في عدد من الأنشطة الأساسية لكل هدف، على أن تتراوح هذه بين 2 و5 أنشطة. والمهم هو نوعية الأنشطة وليس كميتها. فمن الأفضل في كثير من الأحيان القيام بنشاطين أساسيين لهما تأثير ملموس بدلاً من العديد من الأنشطة الصغيرة. فكِّر في الأنشطة التي ستساهم في إحداث التغيير الذي تريده من خلال مشروعك. وفكر أيضاً في التغيير الطويل الأجل الذي تروم تحقيقه، وحدد الأنشطة التي يمكن أن تجعل هذه التغييرات مستدامة حتى بعد انتهاء المشروع. واسأل نفسك دوماً أثناء تنفيذ المشروع ما إذا يساهم ما تقوم به في تحقيق أهداف المشروع.

تُعتبر الرقابة المالية المناسبة وإدارة الوقت لتحقيق اهداف المشروع مسألة أساسية للإدارة الجيدة للمشروع. لاحظ أن الأنشطة التي حددتها ينبغي أن تكون ضمن حدود الميزانية التي قررتها لمشروعك. وينبغي التأكد عندما تبدأ بتنفيذ المشروع من أن النفقات لا تتجاوز ميزانيتك. وينبغي مراجعة هذه الميزانية باستمرار. وينبغي ألا يغيب عن بالك أنك وضعت إطاراً زمنياً تقديرياً لتنفيذ مشروعك. والآن، عليك أن تدرج هذه الأنشطة ضمن الإطار الزمني بغية إنشاء جدول عمل حيث تقرر فيه متى ستقوم بهذا النشاط أو ذاك والمدة اللازمة لتنفيذه. ويمكنك استخدام هذا الجدول عند البدء بتنفيذ مشروعك لمعرفة ما أنجز وما لم يُنجز من الأنشطة، وكذلك معرفة ما إذا كان مشروعك يسير أو لا يسير وفق جدوله الزمني. وبهذه الطريقة يمكنك أيضاً رصد التقدم الذي يحرزه مشروعك.

المشروع ليس دائماً مسعى فردياً. إذا كنت جزءاً من منظمة، فربما سيشارك أعضاء آخرون في المشروع. الاحتمال الاخر هو أن منظمتك ستدخل في مشاركة مع منظمة أخرى وتعمل سوية معها (أو مع عدة منظمات). لذلك من المهم أن تُحدد قبل بدء المشروع أدوار (مَن يقوم بماذا) ومسؤوليات (من الذي يقرر وماذا يقرر أو من المسؤول عن ماذا) كل عضو من أعضاء الفريق. ومن الضروري كذلك تحديد من هو مدير المشروع، إذ تقع على عاتق هذا الشخص مسؤولية تنسيق وتنظيم عمل المشروع على نحو يضمن أن تعمل جميع عمليات المشروع معاً بسلاسة واتساق. وأخيراً، ضع في اعتبارك أنك قد تحتاج إلى الاستعانة بأشخاص إضافيين إذا تطلب المشروع مهارات لا تتوفر في فريقك أو مؤسستك.

إن مشروعك سوف لن يُنَفَّذ بمعزل عن الآخرين. فلابد ان تشارك فيه أطراف معنية خارجية، سواء كانت هذه الأطراف تتمثل في مجتمعك المحلي الذي تعمل فيه أو في الجهات المانحة أو في السلطات الحكومية. ضع في اعتبارك أن عليك التنسيق معهم من أجل ضمان تنفيذ مشروعك على نحو مرض. قم بتحديد جميع الأطراف المعنية وعلاقاتها بالمشروع وكيف ستعمل معها خلال عملية التنفيذ.

يتعلق هذا السؤال بالأساس بمسالة إدارة المخاطر. فمن المرجح جداً أنك ستواجه بعض العقبات والمعوقات أثناء تنفيذك للمشروع. وعلى الرغم من أنه ليس من السهل التحكم بجميع مفاصل وجوانب وجزئيات المشروع، إلا أن من المهم تحديد المخاطر التي قد تلحق الضرر بالمشروع ووضع خطة لكيفية التصدي لها ومعالجتها (من باب التحوط). وتتنوع هذه المخاطر بين سياسية وتقنية ومالية. لذلك حاول أن تحدد الأحداث أو الجوانب التي قد تنطوي على إمكانية التأثير سلباً على مشروعك، ومعرفة ما ينبغي عمله للتخفيف من وطأة هذه المخاطر وكذلك معرفة آليات الاستجابة المحتملة.

وصلات للأدوات والمبادئ التوجيهية

• Facebook
  كيفية تنفيذ دعوة إلى العمل في الفيسبوك
• Gantt Chart
  ما هو مخطط غانت، وكيف يستخدم لتخطيط وجدولة المشروع
• Microsoft Office
  نماذج التقاويم والجداول الزمنية
• Project Connections
  نموذج تنظيم الأفرقة وتوزيع المهام
• UN Women
  كيف تبدأ تنفيذ مشروعك- الصفحات 117-120
• WikiHow
  نموذج مخطط غانت لإكسيل
• Youtube
  كيفية وضع مخطط غانت بسيط (فيديو تعليمي)